SİBİM hizmet vermeye başladı.

Belediyenin iş yükünün önemli bir kısmını oluşturan vatandaş başvuru, talep ve şikâyetlerinin, Yönetim Bilgi Sistemi’nde kayıt altına alındığı, takip edildiği ve sorgulandığı, vatandaşların kurum içerisinde gideceği doğru noktaya güler yüzlü çalışanlar tarafından yönlendirildiği, Silivri Belediyesi İletişim Merkezi (SİBİM) hizmet vermeye başladı.

Silivri Belediye Başkanı Özcan Işıklar’ın en önemli sosyal projelerinden biri olan SİBİM, kuruma gelen vatandaşları birimler arasında dolaşmak zorunda bırakmadan, güler yüzlü çalışanlar tarafından karşılanarak, başvurularının kayıt altına alınması, yönlendirilmesi ve uğurlanmasını amaçlıyor.

ÖNCELİK MÜŞTERİ MEMNUNİYETİ

Silivri Belediyesi’nin girişinde oluşturulan İletişim Merkezi’nde, kurum içerisindeki tüm birimlerin işleyişlerine dair kurum içi eğitim almış kişiler hizmet vermeye başladı. Tüm başvuruların, ilgili birime doğru bir şekilde aktarılmasının yapılacağı, bu aktarımların tek bir veri tabanından sorgulanabileceği, çağdaş ve teknolojik kaynakların kullanıldığı sistemde, iş akış süreçlerinde hem zaman, hem de ortaya çıkan işin kalite değerinin arttırılması hedefleniyor.

SİBİM NASIL ÇALIŞACAK?

1.ŞAHSEN GELEREK

-Başvuru (Hazırlanması gereken evraklarla beraber, resmi bir işlem için dilekçe ile yapılan başvurular; İnşaat Ruhsatı, İşyeri Açma ve Çalıştırma Ruhsatı vb. almak için resmi dilekçe ile yapılan başvurular) Kurumumuza şahsen gelerek resmi bir başvuruda bulunacak vatandaşlarımız;

* Numaratörden sıra numarası alacak,

* İletişim Merkezi Uzmanı ile görüşerek başvurusunun kayıt altına alınmasını sağlayacak (Bu işlem, mevcut haliyle Genel Evrak biriminden sayı alıp ilgili Başkan Yardımcısı’ndan havale alınması işleminin yerine geçecek.)

* İlgili işlem için gerekli evraklar listesi üzerinden başvuru sahibinin getirmiş olduğu evraklar, içerik incelemesi yapılmadan, sayı ve isim bazlı kontrol edilecek,

* İlgili işlem için gerekli evraklarda herhangi bir eksiklik var ise, İletişim Merkezi Uzmanı tarafından gerekli açıklamalar yapılarak, evrakları tamamlamak üzere vatandaşa gereken bilgi aktarılacak,

* Başvuru sahibinin başvurusu eksik evrakla başvuru yapıldığı bilgisi ile sisteme tanımlanarak kapatılacaktır.

* Vatandaşın gerekli evrakları tamamladıktan sonra kurumumuza yeniden başvuru yapması halinde, gerekli ön inceleme yeniden yapılacak; evraklar tam ise, yeni bir başvuru numarası verilerek, evrakları ile beraber işlemi yapılmak üzere ilgilisi birime yönlendirilecektir. İletişim Merkezi’nde herhangi bir teknik inceleme ya da herhangi bir icrai iş ve işlem yapılmayacaktır. Sadece başvurunun kaydı ve takibi yapılacaktır.

* İlgili birim, İletişim Merkezi’nden alınması gereken ‘Başvuru Numarası’ olmayan hiçbir başvuruyu değerlendirmeyecektir.

* Başvuru numarası ile birlikte ilgili birime giden vatandaşın evrakı, gerekli olduğu hallerde, ilgilisi birim tarafından başvuru kaydından otomatik olarak evrak kaydına aktarılacaktır.

* Başvuru ile ilgili her aşama, birim tarafından sisteme işlenecektir. Tüm teknik personel de dâhil olmak üzere, işi yapan herkes sistemin bir parçası olacak ve söz konusu başvuru ile ilgili yapılan her türlü işlem sistemde kayıt altına alınacaktır.

* Kalite standartlarımızı ilk etapta oluşturmak, ardından da geliştirmek üzere, her bir başvuru içeriğinin tamamlanması gereken süreçleri sistemde tanımlanmıştır. İletişim Merkezi Uzmanları tarafından, tüm başvuruların zamanında tamamlanması için gerekli raporlama, kontrol ve takipler yapılacak, birimlerin performansları bu sistem üzerinden ölçülecektir.

* Birimlerin, ilgili başvurunun çözümüne yönelik uzun vadeli programa alma işleri ve bu programların uygulanıp uygulanmadığı, İletişim Merkezi Uzmanları tarafından takip edilecektir.

* Belediyemiz birimlerinde işin takibi, ilgili firmaların elemanları tarafından değil, ‘İletişim Merkezi Uzmanları’ tarafından gerçekleştirilecektir.

-İstek/Talep/Şikâyet (Belediyecilik hizmetleri ile ilgili olarak kurumumuzdan talep edilen, herhangi bir dilekçe gerektirmeyen, vatandaşın bir talebini veya şikâyetini dile getirdiği başvurular. Örneğin; belirtilen bir adreste kaldırım ihlali yapıldığına dair ihbar, belirtilen adrese çöp konteynırı talep edilmesi, herhangi bir konu ile ilgili görüş istenmesi gibi görev ve sorumluluk alanlarımızla ilgili her türlü istek, talep ve şikâyet) Kurumumuza şahsen gelerek herhangi bir istek, talep veya şikâyetini bildirmek isteyen vatandaşlarımız;

* Numaratörden sıra numarası alacak,

* İletişim Merkezi Uzmanı ile görüşerek başvurusunun kayıt altına alınmasını sağlayacak,

* Kendisine İletişim Merkezi Uzmanı tarafından verilen başvuru takip numarası ile isterse resmi web sayfamızdan on-line olarak, isterse İletişim Merkezi’ne telefon ederek, başvurusunun hangi birimde ve ne aşamada olduğunu takip edebilecektir. Aslen, başvurusu sırasında kendisine nasıl geri dönülmesini istediğini belirttiği takdirde, başvurusu sonuçlandığında İletişim Merkezi Uzmanları tarafından, vatandaşın tercih ettiği yöntemle (telefon, SMS, e-posta vb.) kendisine bilgi aktarılacaktır.

2.TELEFON EDEREK - 444 20 47

- 444 20 47 numaralı kurumsal hattımızı arayarak herhangi bir istek, talep veya şikâyetini bildirmek isteyen vatandaşlarımız;

*İletişim Merkezi Uzmanı ile görüşerek başvurusunun kayıt altına alınmasını sağlayacak; bu sırada TC Kimlik No,  açık adres ve iletişim bilgileri gibi, ‘Dilekçe Hakkı Kanunu’ ve ilgili mevzuatında belirtilen bilgiler kayıt altına alınacaktır.

*Kendisine İletişim Merkezi Uzmanı tarafından verilen başvuru takip numarası ile isterse resmi web sayfamızdan on-line olarak, isterse İletişim Merkezi’ne telefon ederek, başvurusunun hangi birimde ve ne aşamada olduğunu takip edebilecektir. Aslen, başvurusu sırasında kendisine nasıl geri dönülmesini istediğini belirttiği takdirde, başvurusu sonuçlandığında İletişim Merkezi Uzmanları tarafından, vatandaşın tercih ettiği yöntemle (telefon, SMS, e-posta vb.) kendisine bilgi aktarılacaktır.

3. FAX VE E-POSTA GÖNDEREREK

- Kurumumuza fax çekerek ya da e-posta göndererek herhangi bir istek, talep veya şikâyetini bildirmek isteyen vatandaşlarımızın mutlaka ve mutlaka iletişim bilgilerini tarafımıza iletmeleri gerekmektedir. Bu durumda kendisini arayacak olan İletişim Merkezi Uzmanı;

* TC Kimlik No,  açık adres ve iletişim bilgileri gibi, ‘Dilekçe Hakkı Kanunu’ ve ilgili mevzuatında belirtilen bilgileri alarak, başvuruyu kayıt altına alacak,

* Kendisine İletişim Merkezi Uzmanı tarafından verilen başvuru takip numarası ile isterse resmi web sayfamızdan on-line olarak, isterse İletişim Merkezi’ne telefon ederek, başvurusunun hangi birimde ve ne aşamada olduğunu takip edebilecektir. Aslen, başvurusu sırasında kendisine nasıl geri dönülmesini istediğini belirttiği takdirde, başvurusu sonuçlandığında İletişim Merkezi Uzmanları tarafından, vatandaşın tercih ettiği yöntemle (telefon, SMS, e-posta vb.) kendisine bilgi aktarılacaktır.

4.RESMİ WEB SAYFAMIZDAKİ ‘ÇÖZÜM MASASI’ İKONLARINI KULLANARAK

-Kurumumuzun resmi web sayfasında yer alan ‘Çözüm Masası’ ikonlarını kullanarak herhangi bir istek, talep veya şikâyetini bildirmek isteyen vatandaşlarımızın girdiği veriler, doğrudan Yönetim Bilgi Sistemi’ne aktarılarak veri tabanında kayıt altına alınmaktadır. Silivri Belediyesi İletişim Merkezi, vatandaşların internet üzerinden 24 saat başvuru yapabilecekleri, yaptıkları başvuruların durumlarını, çözümlerini takip edebilecekleri bir ortam sağlamaktadır.